Whistleblowing

Information on WHISTLEBLOWING issues under the Whistleblower Protection Act 

Rohlik skillz Ltd. ("Rohlik skillz") has launched an internal reporting system as of December 15, 2023, which is used to report potential unlawful conduct that have occurred or are about to occur at Rohlik skillz.

The filing and handling of notifications and the protection of whistleblowers are governed by Act No. 171/2023 Coll. on the protection of whistleblowers (the "Act") and the Rohlik skillz internal whistleblower protection regulation issued with effect from 1 September 2023 (the "Internal Regulation").

What you can use the internal reporting system for
The internal reporting system is designed to report actions that: 

a) has the elements of a criminal offence; or
b) has the characteristics of an offence for which the law provides for a fine of at least CZK 100 000; or
c) violates the Whistleblower Protection Act; or 

d) violates another legal regulation or a regulation of the European Union in the areas specified in Section 2(1)(d) of the Whistleblower Protection Act (for example, in the area of consumer protection, corporate income tax, food safety, environmental protection or competition protection). 

Who is the internal notification system for

The Rohlik skillz internal notification system is only intended to receive notifications within the meaning of the Act from persons who perform dependent work for the Company in a basic employment relationship or who perform volunteer work, apprenticeships or internships for the Company or who apply for work or other such activities with the Company.    

The Company therefore excludes the receipt of notifications from persons who do not perform work or other similar activities for the Company pursuant to Section 9(3)(a), (e), (h) or (i) of the Act. 

How you can make a notification 

Anonymous notifications are not covered by the Act and the procedure set out in the Act will only apply to them if the identity of the whistleblower is later revealed. An anonymous notification is one in which the whistleblower does not provide his or her name or other identifiable information. 

You can make a notification in one of the following ways:

• in writing via this secure web form (Google Form: Czech/English)
• by telephone, to any of the relevant persons at their telephone numbers listed below  
• in person at Rohlik skillz headquarters at Karolinská 654/2, Karlín, 186 00 Praha 8 in the office of the relevant persons or at another location by prior agreement with the relevant person 

All notification methods can be arranged with the aforementioned Google Form. 

Who is responsible for receiving and processing notifications 

With effect from 1 September 2023, the following persons ("the relevant person") are responsible for receiving and processing notifications regarding possible unlawful conduct within Rohlik Skillz:  

How we are obliged to deal with your notification

The competent person shall inform the notifier in writing of the receipt of the notification without delay (within 7 days at the latest). The competent person shall subsequently assess the validity of the information contained in the notification and inform the notifier in writing of the results of the assessment of the notification within 30 days of receipt of the notification. This period may be extended by up to 30 days, maximum twice, if the case is factually or legally complex. 

What protection you are entitled to under the Act

The competent person must maintain strict confidentiality with regard to the identity of the notifier and with regard to the details of other natural persons in relation to the information contained in the notification. 

The whistleblower is entitled to protection against any retaliatory measures, but also against the mere threat of such measures. As a condition for entitlement to this protection, the whistleblower must have reasonably believed that the information notified about the infringment was true at the time of notification.  

External notification system

It is also possible to submit a notification to the Ministry of Justice of the Czech Republic through the so-called external notification system. Further information is available here: https://oznamovatel.justice.cz.

SpeakUp! Platform

In addition to the above channels, the SpeakUp! It is not primarily intended to receive notifications within the meaning of the Act. You can use it, for example, to submit anonymous notifications, notifications of actions that are not criminal offences or other unlawful conduct covered by the Act (e.g. in the event of a violation of Rohlik skillz internal regulations, unethical behaviour, violation of labour law, etc.). The SpeakUp! platform can also be used by persons who are not authorised to file notifications under the Act (e.g. external service providers, etc.).  These cases are not covered by the Act, but you will be provided with standard protection in accordance with other legislation (e.g. Labour Code, GDPR) and Rohlik skillz internal regulations. 

However, if an authorised person makes a submission via the SpeakUP platform which is by its nature a notification within the meaning of the Act, Rohlik skillz will treat it in accordance with the provisions of the Act and the whistleblower will be afforded the protection within the meaning Act.  

----------------

Informace k otázkám WHISTLEBLOWINGu podle zákona o ochraně oznamovatelů 

Rohlik skillz s.r.o. („Rohlik skillz“) zprovoznila k 15. 12. 2023 vnitřní oznamovací systém, který slouží k podávání oznámení o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít v Rohlik skillz.

Podávání a vyřizování oznámení a ochrana oznamovatelů se řídí zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů („zákon“), a vnitřním předpisem o ochraně oznamovatelů Rohlik skillz vydaným s účinností od 1. 9. 2023 („vnitřní předpis“).

K jakému oznámení můžete vnitřní oznamovací systém použít
Vnitřní oznamovací systému je určen k oznámení jednání, které: 

a) má znaky trestného činu; nebo
b) má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč; nebo
c) porušuje zákon o ochraně oznamovatelů; nebo 

d) porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblastech stanovených v § 2 odst. 1 písm. d) zákona o ochraně oznamovatele (například v oblasti ochrany spotřebitele, daně z příjmů právnických osob, bezpečnosti potravin, ochrany životního prostředí nebo ochrany hospodářské soutěže). 

Pro koho je vnitřní oznamovací systém určen

Vnitřní oznamovací systém Rohlik skillz je určen pouze pro přijímání oznámení ve smyslu zákona od osob, které pro společnost vykonávají závislou práci v základním pracovně právním vztahu nebo které vykonávají pro společnost dobrovolnickou činnost, odbornou praxi nebo stáž nebo se o práci nebo ostatní uvedené činnosti ve společnosti ucházejí.    

Společnost tedy vylučuje přijímání oznámení od osob, které pro společnost nevykonávají práci nebo jinou obdobnou činnost dle § 9 odst. 3 písm. a), e), h) nebo i) zákona. 

Jak můžete oznámení podávat 

Anonymní oznámení nespadají pod zákon a postup stanovený zákonem se na ně bude vztahovat pouze v případě, že k odhalení identity oznamovatele dojde později. Za anonymní je považováno takové oznámení, ve kterém oznamovatel neuvede své jméno, příjmení nebo jiné údaje, dle nichž by jej bylo možné identifikovat. 

Oznámení můžete podat jedním z následujících způsobů:

• písemně prostřednictvím tohoto zabezpečeného webového formuláře (Google Form: česky/ anglicky)
• telefonicky, kterékoliv z příslušných osob na jejich níže uvedených telefonních číslech  
• osobně v sídle Rohlik skillz na adrese Karolinská 654/2, Karlín, 186 00 Praha 8 v kanceláři příslušných osob či na jiném místě po předchozí dohodě s příslušnou osobou 

Všechny způsoby oznámení umožňuje domluvit zmíněný Google Form. 

Kdo je pověřený k přijímání a zpracování oznámení 

Přijímáním a zpracováním oznámení ohledně možných protiprávních jednání v rámci Rohlik skillz jsou s účinností ode dne 1. 9. 2023 pověřeny ("příslušná osoba"):  

Jak jsme povinni Vaše oznámení vyřídit

Příslušná osoba oznamovatele bezodkladně (nejpozději do 7 dnů) písemně vyrozumí o přijetí oznámení. Příslušná osoba následně posoudí důvodnost informací uvedených v oznámení a oznamovatele písemně vyrozumí o výsledcích posouzení oznámení, a to do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. Tuto lhůtu lze prodloužit až o 30 dnů, a to maximálně dvakrát, pokud se jedná o skutkově nebo právně složitý případ. 

Jaká Vám podle zákona náleží ochrana

Příslušná osoba musí zachovat přísnou důvěrnost ve vztahu k totožnosti oznamovatele i k údajům o dalších fyzických osobách ve vztahu k informacím uvedeným v oznámení. 

Oznamovatel má nárok na ochranu proti jakýmkoli odvetným opatřením, ale i pouhé hrozbě takových opatření. Podmínkou nároku na tuto ochranu je, že se oznamovatel oprávněně domníval, že oznámené informace o porušení byly v době oznámení pravdivé.  

Externí oznamovací systém

Oznámení je možné podat také k Ministerstvu spravedlnosti ČR prostřednictvím tzv. externího oznamovacího systému. Bližší informace jsou k dispozici zde: https://oznamovatel.justice.cz.

SpeakUp! Platforma

Vedle uvedených kanálů pro komunikaci v rámci interního oznamovacího systému je i nadále možné využít platformu SpeakUp! Ta není primárně určena k přijímání oznámení ve smyslu zákona. Můžete ji využít například pro podání anonymních oznámení, oznámení jednání, která nejsou trestným činem nebo jiným protiprávním jednáním, na které se vztahuje zákon (např. v případě porušení vnitřních předpisů Rohlik skillz, neetického jednání, porušení pracovně právních předpisů atd). Platformu SpeakUp! mohou také využít i osoby, které nejsou oprávněnou osobou k podávání oznámení dle zákona (například externí dodavatelé služeb apod).  Na tyto případy se neuplatní ochrana podle zákona, bude Vám však poskytnuta standardně ochrana v souladu s ostatními právními předpisy (například zákoník práce, GDPR) a vnitřními předpisy Rohlik skillz  . 

Pokud však prostřednictvím platformy SpeakUP učiní k tomu oprávněná osobou podání, které je svou povahou oznámením ve smyslu zákona, bude s ním společnost Rohlik skillz nakládat v souladu s ustanoveními zákona a oznamovateli bude poskytnuta ochrana ve smyslu zákona.